Räkna på vad förra årets klagomålsrundor kostade

När en utredning föreslås kommer frågan direkt. Vad kostar den?

Det är en rimlig fråga. Problemet är att den nästan aldrig ställs mot rätt jämförelse. Utredningen jämförs med noll, som om alternativet vore att inte göra något.

Alternativet är sällan noll. Alternativet är det ni redan gör.

Nedan följer ett räkneexempel. Siffrorna är påhittade för att visa hur räkningen går till. Byt ut dem mot era egna, det är hela poängen.

Ett räkneexempel

Tänk er en skolbyggnad på 3 000 kvadratmeter med återkommande klagomål på lukt och luftkvalitet. Under tre år har följande hänt.

Nio arbetsorder på ventilationsjusteringar. Injustering, filterbyten utöver plan, en frekvensomriktare. Säg 15 000 kronor styck i snitt, alltså 135 000 kronor.

Två golvbyten i utrymmen där lukten var värst. Material och arbete, säg 90 000 kronor styck. 180 000 kronor.

En översiktlig besiktning som konstaterade att ytorna var torra och att inget avvikande kunde noteras. 25 000 kronor.

Fyra möten med verksamheten där någon från förvaltningen deltagit. Två timmar styck plus restid, tre personer. Säg 30 000 kronor totalt i intern tid.

Summan blir 370 000 kronor på tre år. Problemet kvarstår.

Räkna om det här med era egna arbetsorder. De ligger i systemet redan.

Det som inte står i någon faktura

Fyra kostnader syns aldrig i ekonomisystemet, men de är verkliga.

Intern tid

Varje ärende drar handläggningstid. Någon tar emot anmälan, bedömer, beställer, följer upp och svarar. En förvaltare som lägger tio procent av sin tid på ett enda återkommande ärende kostar er mer per år än de flesta utredningar.

Verksamhetens tid

Personalen på plats lägger tid på att anmäla, förklara, vara med vid besök och prata om saken med varandra. Den tiden betalar hyresgästen, men den påverkar er relation.

Hyresrisken

En hyresgäst har rätt till skälig nedsättning av hyran för den tid lokalen är i bristfälligt skick. Det följer av tolfte kapitlet elfte paragrafen i jordabalken. Hyresgästen kan också hålla inne en skälig del av hyran och deponera beloppet hos länsstyrelsen enligt samma kapitels tjugoförsta paragraf.

Räkna på vad tre månaders nedsättning skulle betyda för en av era större lokalhyresgäster. Den siffran brukar överraska.

Åtgärder som blir felinvesteringar

Den dyraste posten är den ni inte vet om ännu. Om orsaken visar sig sitta i konstruktionen har mattbytena varit bortkastade pengar. De ska då räknas som förlust, inte som underhåll.

Varför räkningen sällan blir gjord

Ingen döljer de här kostnaderna. De är bara utspridda.

Nio arbetsorder på tre år är tre om året. Ingen av dem utlöser en reaktion. Golvbytena ligger under planerat underhåll. Besiktningen ligger under konsultkostnader. Mötestiden ligger ingenstans.

Kostnaden finns, men den har ingen adress i ekonomisystemet. Därför upplevs den som mindre än den är, medan utredningen har en tydlig adress och en tydlig siffra.

Det är ett vanligt mönster i beslutsfattande. Många små utgifter känns lättare än en stor, även när summan är högre.

Så gör ni räkningen

Välj en byggnad. Den där ni redan vet att det gnisslar.

Ta ut alla arbetsorder som rör lukt, luft, temperatur, fukt eller innemiljö de senaste tre åren. Sortera bort dem som gällde något annat.

Summera fakturerade kostnader. Lägg till uppskattad intern tid, det räcker med en grov timuppskattning. Lägg till kostnaden för åtgärder som ni i efterhand kan konstatera inte gjorde någon varaktig skillnad.

Ställ sedan summan bredvid två andra tal. Vad en orsaksutredning skulle kosta. Och vad tre månaders hyresnedsättning i den byggnaden skulle kosta.

Nu har ni ett beslutsunderlag i stället för en magkänsla.

En sak till om vem som ska göra räkningen. Låt den som handlägger ärendena göra den, inte den som ska godkänna kostnaden. Handläggaren vet vilka arbetsorder som egentligen hörde ihop, vilket ingen rapport visar. Och en siffra som tagits fram av den som är närmast problemet blir svårare att avfärda i ett ledningsmöte.

Räkningen tar en förmiddag. Den kan sedan användas i flera år, eftersom metoden är densamma för varje byggnad ni tittar på.

Vad talet inte säger

En sak ska sägas rakt ut. Att räkningen visar en hög summa betyder inte automatiskt att en utredning är rätt beslut just nu.

Ibland är problemet redan känt och åtgärdat, och klagomålen är eftersläpning. Ibland är byggnaden på väg att byggas om ändå, och då ska frågan hanteras i det projektet i stället.

Men om ni inte kan svara på vad de senaste tre åren har kostat, då fattar ni beslutet i blindo. Och det är just den situationen som gör att förvaltningar väljer det billiga alternativet elva gånger i rad.

Räkna ihop det. Det tar en förmiddag, och siffran blir er egen.